審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過程的文字記載。
審核記錄是審核案卷中最重要的一部分，它是認(rèn)證機(jī)構(gòu)作出認(rèn)證決定的依據(jù)。需要時(shí)（如申請(qǐng)?zhí)幚怼Ⅱ?yàn)證審核證據(jù)），審核記錄可以為追溯提供事實(shí)憑證，也可以為下次審核方案的策劃提供參考，使審核的連續(xù)性得到保證。
為使審核記錄滿足以上要求，審核記錄應(yīng)包括足夠的細(xì)節(jié)，使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況，判斷認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求是否得到有效實(shí)施。記錄中應(yīng)記有每個(gè)符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個(gè)不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)，用以支持認(rèn)證決定的判斷。
為此，審核員在審核過程中應(yīng)準(zhǔn)確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據(jù)，使記錄真實(shí)可靠。這是審核員的重要職責(zé)，也是認(rèn)證行業(yè)對(duì)審核員的職業(yè)要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業(yè)技能。審核記錄的好與壞，是衡量審核員水平的重要標(biāo)志。作不好審核記錄的審核員，由于他不能如實(shí)記錄收集的證據(jù)，不能提供符合要求的、可信的審核報(bào)告，得不出可靠的審核結(jié)果，因此不能圓滿完成審核任務(wù)。所以，每個(gè)審核員從當(dāng)審核員第一天起，就應(yīng)重視作好審核記錄，并應(yīng)不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的質(zhì)量，在考核審核員時(shí)，不把審核記錄水平作為重要考核內(nèi)容等種種輕視審核記錄的做法，都是不利于提高審核水平的。
在審核資料的評(píng)審過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)，目前有少數(shù)審核記錄由于審核水平、專業(yè)水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因，明顯地不能滿足要求。這種情況，應(yīng)引起認(rèn)證界的足夠重視。
分析審核記錄中存在的問題，表現(xiàn)是多種多樣的，無法—一表述，但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個(gè)方面：
一、記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn)條款要求
審核記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是被審核的標(biāo)準(zhǔn)條款要求取證的內(nèi)容，但是有時(shí)發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容與審核條款要求有明顯偏離，其原因常常是審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款的理解有偏離。
例如：過程的監(jiān)視和測(cè)量以（8.2.3）的審核記錄，記錄的是產(chǎn)品生產(chǎn)過程中產(chǎn)品過程檢測(cè)的內(nèi)容，明顯表明審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解錯(cuò)誤，混淆了過程的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.3）和產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.4）兩條款的區(qū)別。
又如：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃（7.1）條款的審核記錄中，只記有“生產(chǎn)任務(wù)是按合同由生產(chǎn)科按月下達(dá)”等，而沒有明確回答標(biāo)準(zhǔn)要求的四項(xiàng)策劃要求，看不出是否進(jìn)行了策劃，更看不出策劃是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實(shí)施是根據(jù)7.1條款“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃”結(jié)果進(jìn)行的，7.1條款運(yùn)行不到位，8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據(jù)，造成重要的審核內(nèi)容落空。
再如：生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制（7.5.1）的審核記錄，只簡單地繪了一個(gè)生產(chǎn)流程圖，而無條款要求的六項(xiàng)內(nèi)容。一個(gè)流程圖不能表明生產(chǎn)過程是否在受控狀態(tài)下進(jìn)行，不能表明工藝文件是否齊全，設(shè)備是否完好，生產(chǎn)過程中的監(jiān)視和測(cè)量是否正常進(jìn)行等各方面的情況。
上述記錄無法為認(rèn)證決定提供依據(jù)，是不符合要求的。
? 二、記錄有事實(shí)無判斷
收集審核證據(jù)后，應(yīng)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)、判斷，得出是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求的結(jié)論。有的審核記錄雖然記有大量事實(shí)，但對(duì)事實(shí)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求卻無判斷，無結(jié)論。
例如：監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制（7.6）的審核，記錄中有抽查計(jì)量器具臺(tái)帳的情況，檢查計(jì)量儀器周期檢定的情況，還記有多種儀器的名稱、數(shù)量等，但沒有這些計(jì)量儀器的種類和精度是否能滿足產(chǎn)品檢驗(yàn)要求的記載。這就造成7.6的審核結(jié)果是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求無依據(jù)。
又如，對(duì)過程設(shè)備的審核，雖然記錄了大量的設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、維修記錄等情況，但這些生產(chǎn)設(shè)備的設(shè)置，以及它們的生產(chǎn)能力、加工精度是否能滿足產(chǎn)品的需要，記錄中沒有記載。這就使63b）的審核不能滿足要求，企業(yè)的設(shè)備管理是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求無結(jié)論。
三、記錄有判斷但無事實(shí)
常看到有的記錄中有明確的“符合要求”的結(jié)論，但無事實(shí)依據(jù)。
例如：管理評(píng)審（5.6）的審核，記錄內(nèi)容是“管理評(píng)審內(nèi)容符合要求，詳見企業(yè)管理評(píng)審記錄。”這種記錄無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。因?yàn)榭床坏焦芾碓u(píng)審的輸人輸出內(nèi)容，無法判斷管理評(píng)審是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。“詳見管理評(píng)審記錄”這種話更是讓人無奈，管理評(píng)審記錄在受審核方，怎么去“詳見”。
又如，產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.4）的審核，記錄內(nèi)容是“查閱了出廠檢驗(yàn)記錄，產(chǎn)品符合要求。”產(chǎn)品符合什么要求，出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是什么，檢驗(yàn)了多少項(xiàng)目，檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)如何，檢驗(yàn)報(bào)告是否有產(chǎn)品檢驗(yàn)員簽字，檢驗(yàn)員是否有出廠檢驗(yàn)的資格等都需要有清楚的記載，沒有這些記錄，無法判定產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。
四、記錄中復(fù)印件過多
在審核過程中，收集到的審核證據(jù)有時(shí)抄寫很不方便，復(fù)印后作為記錄的附件是可以的。但有的審核記錄中附有大量復(fù)印件，甚至復(fù)印件頁數(shù)大大超過手寫記錄的頁數(shù)。
復(fù)印件是一種事實(shí)原件，復(fù)印件本身不能表明是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不加解釋不加引用說明的復(fù)印件是不能作為審核證據(jù)的。如審核中復(fù)印了不少產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)報(bào)告，但報(bào)告中只有檢測(cè)結(jié)果，無出廠標(biāo)準(zhǔn)值。??? 這種報(bào)告不能作為產(chǎn)品出廠合格的證據(jù)，必須同時(shí)附有出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)才能給出判斷。
有的審核員還收集了本不應(yīng)收集的復(fù)印件。例如：把企業(yè)獲得CCC認(rèn)證證書的檢驗(yàn)報(bào)告（有的十幾頁、幾十頁，多的可達(dá)L百頁）全部復(fù)印后附在審核記錄中，這是很不合適的。質(zhì)量管理體系認(rèn)證只檢驗(yàn)企業(yè)是否有CCC證書就夠了，至于企業(yè)如何獲得CCC證書，不是質(zhì)量管理體系認(rèn)證的檢查范圍。
五、字跡潦草；不負(fù)責(zé)任
審核記錄不是為審核員自己個(gè)人留用的記錄，它是存檔給別人看的Q審核時(shí)邊審邊記，這要求記錄快一些，字跡有些潦草也是可以理解的。但是有的記錄，字跡不是一般的潦草，而是龍飛鳳舞，有時(shí)幾個(gè)人一起‘研究”都看不懂，無法辨認(rèn)。這種看不懂的記錄起不到記錄的作用，無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。有的審核員對(duì)別人看不懂自己的記錄不以為然。他們認(rèn)為別人看不懂記錄，是別人的問題，而不是自己的問題，這是一種對(duì)審核記錄不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。更有甚者，個(gè)別審核員有意用潦草無法辨認(rèn)的“天書”來掩蓋記錄中的問題，免除評(píng)審中的檢查，這種態(tài)度就更不好了。
六．缺少實(shí)際內(nèi)容的記錄
有極個(gè)別的審核記錄無具體內(nèi)容，這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產(chǎn)的是什么產(chǎn)品，看不出受審核方的生產(chǎn)過程是什么，看不到認(rèn)證范圍中描述內(nèi)容的實(shí)際過程情況。如7if的審核記錄、8M4的審核記錄都籠統(tǒng)記錄成產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品檢驗(yàn)等，無產(chǎn)品名稱、無檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、無檢驗(yàn)記錄。這種記錄無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)，是無用的記錄。
分析上述六個(gè)方面的問題，其原因主要是：
1．審核員不熟悉標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求，在現(xiàn)場(chǎng)審核過程中不會(huì)正確取證，造成記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn)；
2．審核員專業(yè)知識(shí)不足，記錄中有意無意回避實(shí)際專業(yè)內(nèi)容，造成記錄中有關(guān)專業(yè)內(nèi)容籠統(tǒng)、空洞，提供不出證據(jù)；
3．審核員語言表達(dá)能力、文字書寫能力差，文句不通、詞不達(dá)意、輕重不分、主次不明，因而不能清晰、準(zhǔn)確地記錄取證的過程及結(jié)果；
4．工作不負(fù)責(zé)任、敷衍了事，審核不公正、不嚴(yán)格，致使記錄馬虎草率。
出現(xiàn)上述四方面原因不是偶然的，與目前的審核員管理制度有一定關(guān)系。
1．審核員的注冊(cè)考核只偏重標(biāo)準(zhǔn)條款的內(nèi)容，而對(duì)申請(qǐng)注冊(cè)人的語文水平、文字水平不考核。審核員的錄用單位也只審查審核員的注冊(cè)資格，對(duì)語言表達(dá)能力。文字書寫能力不考核，這就造成以記錄為主要工作手段的行業(yè)，把關(guān)無門，放任自流，使得少數(shù)語文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進(jìn)人了審核員的隊(duì)伍。
2．審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)偏重于條款的文字解釋，而對(duì)如何以標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行審核取證的能力缺乏培訓(xùn)及考核。這造成少數(shù)審核員只熟悉條款內(nèi)容而不熟悉如何取證。
3．由于少數(shù)審核員專業(yè)知識(shí)明顯不足，審核員的專業(yè)資格與其實(shí)際專業(yè)知識(shí)水平相差較大，造成審核過程中專業(yè)內(nèi)容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯(cuò)誤。
4．未將記錄水平列入審核員業(yè)績考核的重要方面。記錄好壞，對(duì)審核員的工作開展及晉升無明顯影響，因此少數(shù)審核員忽視審核記錄，不重視提高記錄水平，敷衍了事，錯(cuò)誤百出，屢錯(cuò)不改，并不以為然。
為了提高認(rèn)證審核的可信性，提高審核的可靠性，認(rèn)證界應(yīng)十分關(guān)注審核記錄的質(zhì)量，認(rèn)證界應(yīng)形成一種自上而下普遍重視記錄水平，認(rèn)真作好記錄的優(yōu)良行業(yè)作風(fēng)，形成并保持認(rèn)真記錄的良好傳統(tǒng)。在審核員注冊(cè)、錄用、考核、培訓(xùn)等管理制度的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)確保審核員有符合要求的記錄能力，這是認(rèn)證界必須具備的行業(yè)技能，我們應(yīng)為此而不懈努力。
